نوشته دکتر محمدرضا عاطفی
مشاور استراتژی و آینده پژوه
عضو هیات علمی دانشگاه و رئیس هیات مدیره گروه ناب
تعریف مسئله
اولین قدم در ساخت مدل، شناسایی مسئله، تعیین مرز آن و بیان اهداف است. مسئله باید به وضوح تعریف شود زیرا برای حل یک مسئله واقعی، مهم است. در پزشکی مثلی وجود دارد که می‌گوید بیش از پنجاه درصد یک درمان خوب در تشخیص درست نهفته است. آنچه برای ذینفعان بیشترین اهمتی را دارد چیست؟ آنها چه مسئله‌ای را می‌خواهند حل کنند؟ مسئله واقعی و نه فقط نشان‌های مسئله چیست؟هدف مدل چیست؟
مدلسازی برای یک مسئله صورت می‌گیرد نه کل سیستم یک کسب و کار یا یک سیستم اجتماعی. برای ترسیم مرز مدل نباید کل سیستم و یا بخشی از کل سیستم را در نظر گرفت، بلکه رویکرد سیستمی در نظر گرفتن آن بخشی از سیستم است که به طور درونزا و با توجه به ساختار بازخوردی در شکل گیری مسئله تاثیر گذار است. بنابراین، مرز سیستم باید آن بخش از سیستم را در بر گیرد که شامل تمام متغیرهای مهم و مرتبط با مسئله است. برای اینکه مدل مفید باشد باید به مسئله خاصی اشاره کند و ساده‌سازی شود و نه اینکه بکوشد یک سیستم کل را به تفصیل بازتاب دهد.
دامنه مدل باید به وضوح بیان شود تا علل مسئله برای تعریف روشن استراتژی و سیاست‌های حل مسئله (در کوتاه مدت و بلندمدت) شناسایی شود. برای مثال مدلی که برای فهم میزان سودآوری یا زیان دهی یک کسب و کار طراحی شده است، مدل یک مسئله است. این مدل لزوما با یک استراتژی خاص سروکار دارد. همچنین مدلی که برای یافتن سیاست‌های کاهش استفاده از سوخت‌های فسیلی مانند بنزین، نفت و گاز و کاهش گرمایش جهانی طراحی شده است هم مدل یک مسئله است. این مدل نیز تنها به عوامل محدودی اشاره دارد که مرتبط با کاهش گرمایش زمین است.
سودمندی مدل‌ها در این حقیقت نهفته است که آنها واقعیت را ساده می‌کنند و نمایشی قابل فهم را از آن ایجاد می‌کنند. یک مدل جامع به اندازه خود سیستم پیچیده و غیرقابل درک است. نقشه یک منطقه خود آن منطقه نیست و این دلیل سودمندی نقشه است. نقشه‌ای با تمام جزئیات منطقه هیچ استفاده‌ای ندارد زیرا احتمالا آنقدر بزرگ و مفصل است که تمام واحدهای مسکونی و تیرهای چراغ برق و … غیره را شامل می‌شود و اساسا قابل حمل جهت مسیریابی نیست. اما یک نقشه با توجه به مسئله‌ای که می‌خواهد از شما حل کند و هدف بکارگیرینده آن طراحی می‌شود. مثلا نقشه‌ای (شما بخوانید مدل) که برای مسیریابی ساخته می‌شود با نقشه‌ای که برای یافتن یک فروشگاه خاص یا موزه‌ای خاص طراحی می‌شود از سطح جزییات متفاوتی برخوردار است.
هنر مدلسازی این است که بدانیم چه چیزی را باید در مدل وارد کنیم و چه بخش‌هایی را نباید در مدل وارد کرد. این یکی از چالش‌های جدی مدلساز است. فرض کنید مدلی بخواهد کل اقتصاد را نمایش دهد، طبیعتا این مدل یک سیستم کلی است. در این مدل هیچ عاملی نمی‌تواند از مدل حذف شود. برای پاسخ به همه پرسش‌های ممکن در مورد اقتصاد، مدل باید شامل یک آرایه بزرگ از متغیرها باشد. چون دامنه و مرز این مدل بسیار گسترده است، هرگز نمی‌تواند کامل شود. اگر مدل کامل نشود، هرگز نمی‌توان داده‌های مورد نیاز برای استفاده از آن را جمع آوری کرد و در این صورت هرگز نمی‌توان فرض‌های اصولی مدل را آزمایش کرده و محک زد و بنابراین مدل سازان هرگز نمی‌توانند رفتار آن را بفهمند یا پیش بینی کنند. به جای آن می‌توانیم بر روی مسائل اقتصادی مانند نرخ رشد اقتصادی، تورم، اشتغال، … تمرکز کنیم.
مدلی که برای هدف خاص مانند درک سودآوری کسب و کار یا تغییر آب و هوای جهانی طراحی شده باشد، بسیار کوچک تر خواهد بود. چون به عواملی که مربوط به مسئله مورد نظر هستند محدود می‌شوند. برای مثال نیازی نیست که مدل سودآوری کسب و کار شامل روند بلندمدت در رشد جمعیت، کاهش منابع یا تغییرات آب و هوایی باشد. مدل گرمایش جهانی می‌تواند پویایی‌های کوتاه مدت مربوط به به نرخ تورم، میزان فروش و موجودی‌ها را شامل نشود. در این صورت است که مدل‌های به دست آمده آنقدر ساده خواهند شد که فرض‌هایشان قابل آزمایش خواهد بود. تنها در این صورت است که می‌توان رابطه این مفروضات را با مهمترین تئوری‌ها در مورد سودآوری کسب و کار و تغییر آب و هوا ارزیابی کرد.
البته مدل‌هایی با اهداف به خوبی مشخص شد نیز می‌توانند بسیار بزرگ باشند. اما بدون یک هدف مشخص نمی‌توانیم در مورد این که لازم نیست عامل الف را در نظر بگیریم تصمیم گیری کنیم.
همیشه یک مسئله را مدل کنید . هرگز یک سیستم را مدل نکنید.
منابع شناخت مسئله، شامل مصاحبه با مدیران، مطالعه گزارش‌ها و تحقیقات انجام شده، نظرات کارشناسان، جمع آوری داده‌ها، رفتار گذشته و سوابق تاریخی سیستم، و یا حتی مشاهده می‌شود. بیان مسئله باید به وضوح عوامل اصلی مؤثر بر پویایی رفتار سیستم را با حقایق و ارقام توصیف کند. اهداف به وضوح باید تعریف شود. برای مثال میزان آلایندگی هوا تنها در مقایسه با میزان استاندارد و یا هدف است که به شکل مسئله قابل تعریف است. در نهایت باید نظرات کارشناسان با داده‌های جمع آوری شده صحه گذاری شود و پس از جمع بندی، مسئله با تمام ذینفعان مراوده و به بحث و گفتگو گذاشته شود.
توصیف شفاهی ساده ترین راه برای برقراری ارتباط با دیگران در مورد سیستم است. هرچه توضیحات بیشتر باشد، مدلسازی سیستم آسان تر می‌شود. زیرسیستم‌های اصلی و روابط بین آنها در درون سیستم اصلی باید به وضوح توضیح داده شود. مدل باید فقط جنبه‌های مرتبط با اهداف مطالعه را شامل شود. توصیف شفاهی در عمل زمینه ساز یک مدل کیفی از سیستم خواهد بود.
علائم مسئله یا عارضه‌ها
با طرح سؤالاتی مانند «عارضه یا علائم مسئله چیست؟»، «علت‌ها چیست؟» و «آیا می‌توان هر ساختار پنهانی را ترسیم کرد؟»، عارضه و چگونگی بروز آنها در مسائل را تجزیه و تحلیل کنید.
سؤالات کلی در مورد عارضه‌ها بپرسید تا یک دید کلی از دامنه و اهداف مسئله ایجاد کنید. مرزهای سیستم با توجه به درک گروه (یا فرد) مدلساز از مسئله تعریف می‌شود. از آنجایی که مرزهای سیستم در طول مسیر مرتبا تغییر خواهند کرد، لازم نیست مرزها به طور کامل ثابت فرض شوند. تأخیر در وقوع مسئله و چگونگی بروز آن را در نظر بگیرید. برای مثال میزان اضافه برداشت از آب‌های زیرزمینی در شهرها به سرعت آشکار نمی‌شود بلکه با یک تاخیر چند ساله به شکل یک مسئله در کیفیت و یا کمبود منابع تامین آب آشکار می‌شود. از آنجایی که عارضه‌ها فقط ساختار جزئی از کل مسئله را نشان می‌دهند، لازم است سوالات زیادی در رابطه با عارضه‌ها و علائم مسئله پرسیده شود. این نوع سوالات تجزیه و تحلیل علائم و رتبه بندی اهمیت آنها را آسان تر می‌کند. برای آشکار کردن ساختار مسئله، ممکن است لازم باشد از متخصصان یا کارشناسان دعوت شود تا به این فرآیند بپیوندند و شکاف‌های دانشی که گروه فاقد آن هستند را پر کنند.
دقیق یا تقریبی
تعریف مسئله یک موضوع تقریبی است. به این معنای که باید یک توصیف به اندازه کافی از مسئله وجود داشته باشد تا بتوان بر پایه آن به سوالات مطرح شده پیرامون مسئله پاسخ داد. سایر جنبه‌های مرتبط با مسئله در مفروضاتی قرار می‌گیرند که مهم تلقی نمی‌شوند و بنابراین برای تحلیل بی‌اهمیت هستند. این جنبه‌های پنهان به تهیه نمودارهای مفهومی مانند نقشه ذهنی، نمودار علی حلقوی و نمودار جریان و حالت کمک می‌کنند. یک مسئله به دلیل ارتباط متقابل و سطوح جزئیات و پیچیدگی هرگز نمی‌تواند «کاملاً» مستند شود، اما آن را می‌توان به طور تقریبی، درک کرد.
سوال بپرسید
سوال بپرسید، یعنی اهداف و مقاصد مدلسازی را به صراحت بیان کنید. در طی این مرحله، فرضیه پویا ایجاد می‌شود.
فرضیه پویا نیاز به یک سؤال خاص دارد، بنابراین سؤالات خاصی بپرسید که به وضوح مشخص می‌کند که چه چیزی باید درک شود و چه چیزی باید پاسخ داده شود.
تعداد سوالات باید برای پرداختن به ابعادی مانند مقیاس و زمان سیستم، محدوده مقیاس‌ها (بیشترین تا کمترین) و غیره کافی باشد. ممکن است برای یک مسئله سوالات زیادی وجود داشته باشد، اما به طور کلی بهتر است که برای هر مدل ذهنی یک سوال داشته باشید (یعنی به ازای هر CLD و SFD).
تمرکز سوالات را مشخص کنید. به عنوان مثال، سؤالات زیر را از یک مطالعه موردی در مورد استفاده از آب‌های زیرزمینی محلی در نظر بگیرید.
Q1: آبخوان محلی چه نقشی در امنیت آب منطقه‌ای دارد؟
Q2: منافع کیفیت آب سفره‌های زیرزمینی برای شهر چیست؟
Q3: تأثیرات تجاوز شهری به آبخوان چیست؟
همه سوالات در مورد آب‌های زیرزمینی هستند، اما تمرکز آنها ممکن است کاملا متفاوت باشد.
Q1 آبخوان را در ارتباط با محیط اطراف خود در نظر می‌گیرد – به عنوان مثال نحوه اتصال شبکه استخراج آب و استفاده از آب در شهر. آب تنها یک جنبه از بسیاری از ملاحظات مربوط به آبخوان است.
Q2 تمرکز محدودی بر یک جنبه خاص از آبخوان و کیفیت آن نسبت به سایر منابع آب است.
Q3 به جای خود آب، روی منطقه اطراف آب تمرکز می‌کند. به عبارت دیگر تاثیر عوامل محیطی بر آبخوان را می‌خواهد مورد بررسی قرار دهد. از آنجایی که همه سؤالات در یک حوزه مشابه در ارتباط با آبخوان قرار دارند (شکل 3.2)، تمرکز باید بر روی موضوعی باشد که برای درک مسئله با توجه به نیازهای گروه هدف بیشترین اهمیت را دارد. اگر مسائل دیگری غیر از آب مد نظر قرار گیرد که ممکن است برخی از تعاریف مسئله را تغییر دهد، می‌توان تمرکز را تغییر داد. این فرآیند می‌تواند مرزهای سیستم را دوباره تعریف کند یا آنها را کوچک و بزرگ کند.