سیستم چیست؟ ویژگی ها، عناصر، انواع و رویکرد سیستمی

نویسنده: دکتر محمدرضا عاطفی

 

سیستم

کلمه سیستم از کلمه یونانی “systema” گرفته شده است که به معنای ارتباط متقابل بین اجزاء تشکیل دهنده آن برای رسیدن به یک هدف مشترک است. “ یک سیستم مجموعه ای منظم از اجزای وابسته به هم است که برای دستیابی به یک هدف خاص با هم در تعامل اند.”

 

مطالعه سیستم چند پیامد اساسی دارد

1. یک سیستم باید برای دستیابی به یک هدف از پیش تعیین شده طراحی شود.
2. ارتباط متقابل و وابستگی متقابل باید خروجی بین اجزا باشد.
3. اهداف کل سازمان از اولویت بالاتری نسبت به اهداف زیرسیستم‌های آن برخوردار است.

 

ویژگی‌های سیستم

• سازمان: سازمان متضمن ساختار و نظم است. این چیدمان اجزاست که در دستیابی به اهداف کمک می‌کند. رابطه سلسله مراتبی که از بالاترین مقام سازمان در بالا شروع می‌شود و به سمت پایین به کارگر یقه آبی منتهی می‌شود، ساختار سازمان را نشان می‌دهد.
• تعامل: تعامل به شیوه ای اطلاق می‌شود که هر جزء با سایر اجزای سیستم تعامل دارد. در یک سازمان، برای مثال خرید باید با تولید، تبلیغات با فروش و حقوق و دستمزد با پرسنل تعامل داشته باشد.
• وابستگی متقابل: استقلال به این معنی است که اجزای سیستم به یکدیگر وابسته هستند. آنها طبق یک برنامه با هم هماهنگ و مرتبط می‌شوند. یک زیرسیستم برای عملکرد مناسب به ورودی زیرسیستم دیگر بستگی دارد. یعنی خروجی یک زیرسیستم ورودی مورد نیاز برای زیرسیستم دیگراست.
• یکپارچگی: یکپارچگی به کل نگری سیستم اشاره دارد. سنتز به دنبال تجزیه و تحلیل برای دستیابی به هدف غایی سازمان است. اتصال به چگونگی پیوند اجزا با یکدیگر مربوط می‌شود. این چیزی فراتر از اشتراک گذاری یک بخش فیزیکی یا یک مکان است. این بدان معناست که اجزای سیستم در داخل آن با هم کار می‌کنند، حتی اگر هر بخش عملکرد منحصر به فردی را انجام دهد.
• هدف مشترک: هدف ممکن است واقعی یا بیان شده باشد. هدف توسط مدیریت بالاتر تعیین می‌شود و کاربر باید از قبل از هدف مشترک آگاه باشد.

 

عناصر یک سیستم

عناصر کلیدی یک سیستم عبارتند از:

1. خروجی‌ها و ورودی‌ها
2. پردازنده
3. کنترل
4. بازخورد
5. محیط
6. مرزها و رابط.

 

• خروجی‌ها و ورودی‌ها: هدف اصلی سیستم تولید خروجی‌هایی(نتیجه مطلوب) است که برای کاربر آن ارزش داشته باشد. ورودی‌ها عناصری هستند که برای پردازش ورودی‌ها، وارد سیستم می‌شوند. خروجی نتیجه پردازش است. یک سیستم از ورودی‌ها برای تولید خروجی تغذیه می‌کند به همان روشی که یک کسب و کار منابع انسانی، مالی و مادی را برای تولید کالاها و خدمات به ارمغان می‌آورد.
• پردازنده(ها): پردازنده عنصری از یک سیستم است که شامل تبدیل واقعی ورودی به خروجی(نتیجه مطلوب) است. پردازنده یا پردازش ممکن است بسته به مشخصات خروجی، ورودی را به طور کامل یا جزئی تغییر دهد. این بدان معنی است که با تغییر مشخصات خروجی، پردازش نیز تغییر می‌کند.
• کنترل: عنصر کنترل، سیستم را هدایت می‌کند، این زیرسیستم تصمیم گیری است که الگوی فعالیت‌های حاکم بر ورودی، پردازش و ورودی را کنترل می‌کند.
• بازخورد: کنترل در یک سیستم پویا با بازخورد به دست می‌آید. بازخورد، خروجی را در برابر یک استاندارد، هدف یا وضعیت مطلوب اندازه گیری می‌کند. اطلاعات خروجی برای بررسی به ورودی و/یا مدیریت بازخورد داده می‌شود. پس از مقایسه خروجی با استانداردهای عملکرد، تغییرات می‌تواند منجر به تغییر یا اصلاح ورودی یا پردازش و در نتیجه خروجی شود. بازخورد ممکن است مثبت یا منفی باشد.
• محیط: محیط «فرا سیستمی» است که یک سازمان در آن فعالیت می‌کند. تعیین می‌کند که یک سیستم چگونه باید کار کند. یک سیستم نمی تواند به صورت مجزا وجود داشته باشد. این سیستم توسط یک مرز از محیط تفکیک می‌شود.
• مرزها و رابطه‌ها: یک سیستم از طریق مرزهایش تعریف می‌شود. هر سیستم دارای مرزهایی است که حوزه نفوذ و کنترل آن را تعیین می‌کند. مرزها، سیستم محدودیت‌هایی هستند که سیستم در آن کار می‌کند. خطی که داخل و خارج یک سیستم را مشخص می‌کند و سیستم را از محیط خود مجزا می‌کند.- به طور کلی، مرزها به طور تصادفی توسط شخصی که سیستم را مشاهده می‌کند، تعریف می‌شود. هنگامی که یک سیستم با سیستم دیگر تعامل می‌کند،  باید مرزهای آن به وضوح مشخص شود ،‌یعنی محدودیت‌هایی که اجزا ،‌فرآیندها و روابط متقابل بین آنها را مشخص می‌کند.  رابط‌ها در واقع نقطه تماسی است که در آن یک سیستم با محیط خود ملاقات می‌کند یا جایی که زیرسیستم‌ها با یکدیگر ملاقات می‌کنند.

 

انواع سیستم‌ها

اگرچه برای طبقه بندی سیستم‌ها،  معیار استانداردی تعریف نشده است، اما سیستم ‌ها  بر اساس معیارها و هنجارهای مختلف دسته بندی می‌شوند. در زیر 3 نوع سیستم به شرح زیر است:

 

طبقه بندی بر اساس وجود

سیستم‌های موجود در طبیعت توسط مردم ساخته نمی شوند بلکه می‌توانند نیازهای شخصی آنها را برآورده سازند. چنین سیستمی به صورت زیر طبقه بندی می‌شود:

۱- سیستم‌های طبیعی: سیستم‌های موجود در «طبیعت» سیستم‌های طبیعی هستند. اینها طبیعت مصنوعی نیستند. سیستم طبیعی به دلیل فرآیندهای طبیعی وجود دارد. نمونه‌های مختلف سیستم‌های طبیعی در زیر فهرست شده اند:

• سیستم‌های کهکشانی: کهکشان‌ها، منظومه‌ها مانند منظومه شمسی و غیره
• سیستم‌های زمین شناسی: رودخانه‌ها، رشته کوه‌ها و غیره.
• سیستم‌های بیولوژیکی: انسان.
• سیستم‌های مولکولی: سازمان‌های پیچیده اتم‌ها.
• تمام گیاهان و جانوران از جمله نژاد انسان در آن گنجانده شده است.

۲- سیستم‌های انسان ساز: سیستم‌های  ایجاد شده توسط انسان‌ها به عنوان سیستم اطلاعاتی ساخته شده توسط انسان شناخته می‌شوند. این سیستم‌ها مصنوعی هستند و قابلیت‌های متنوعی دارند.

از آنجایی که تمام سیستم‌های ساخته شده توسط انسان در دنیای طبیعی وجود دارند، بنابراین باید به رابط‌های مختلفی پرداخته شود. سیستم‌های ساخت بشر شامل موارد زیر است:

• سیستم‌های اجتماعی: سازمان‌های قوانین، دکترین‌ها، آداب و رسوم و غیره.
• سیستم‌های حمل و نقل: شبکه‌های بزرگراه‌ها، کانال‌ها، خطوط هوایی و غیره.
• سیستم‌های ارتباطی: تلفن، تلکس و غیره.
• سیستم‌هایتولیدی: کارخانه‌ها،  خطوط مونتاژ و غیره.
• سیستم‌های مالی: حسابداری، موجودی،دفتر کل و غیره.

 

طبقه بندی بر اساس شکل و ظاهر

بسته به شکل و ظاهر،  دو دسته از سیستم‌ها وجود دارد:

۱- سیستم‌های فیزیکی: سیستم فیزیکی موجوداتی ملموس هستند که ممکن است ماهیت ایستا یا پویا داشته باشند.  سیستم استاتیک سیستمی است که نسبت به زمان بی تفاوت است و گذشت زمان متغیری را تغییر نمی دهد.  به عنوان مثال، بخش‌های فیزیکی کارخانه تولیدی مانند ماشین‌ها، میزها، چرخ دستی‌ها. در حالی که سیستمی دینامیکی است که زمان و ورودی‌ها در حال نوسان و تغییر هستند، مانند برنامه یک مدار منطقی قابل برنامه‌ریزی (PLC) که بر اساس نیازها و ورودی‌های کاربر تغییر می‌کند.

۲- سیستم‌های انتزاعی:  موجودات غیر فیزیکی یا مفهومی سیستم‌های انتزاعی را تشکیل می‌دهند. سیستم‌های انتزاعی آن دسته از سیستم‌هایی هستند که شامل مفهوم سازی انتزاعی از موقعیت‌های فیزیکی هستند. به عنوان مثال، یک مدل کسب و کار، مفهومی از یک سازمان تجاری و در نتیجه یک سیستم انتزاعی است. الگوریتمی که برای حل یک مسئله یا معادله ای که برای نمایش یک سیستم فیزیکی نوشته شده است، نمونه دیگری از یک سیستم انتزاعی است.

 

طبقه بندی بر اساس مرز

بسته به مرز، سیستم به دو نوع طبقه بندی می‌شود:

۱- سیستم‌های بسته: سیستم‌هایی که خود را از محیط جدا می‌کنند و یا با محیط اطراف در تعامل نیستند، سیستم‌های بسته» نامیده می‌شوند. از این رو، سیستم بسته به دلیل  جدا شدن از سیستم، تحت تأثیر تغییراتی که در محیط رخ می‌دهد، نمی باشد. ویژگی‌های سیستم بسته عبارتند از در خارج از سیستم هیچ اتلاف انرژی وجود ندارد. آنتروپی ثابت می‌ماند. تحت تأثیر تغییراتی که در محیط رخ می‌دهد قرار نمی‌گیرند.

۲- سیستم‌های باز: سیستم‌های باز سیستم‌هایی هستند که به طور مداوم و آزادانه با محیط خود در تعامل هستند. آنها ورودی را از محیط اطراف می‌گیرند و خروجی را به محیط اطراف باز می‌گردانند. سیستم باز تغییرات را با توجه به محیط تطبیق می‌دهد تا از برچسب منسوخ بودن یا به روز نبودن جلوگیری کند. انسان نمونه‌ای از سیستم باز است. خروجی را به محیط اطراف بر می‌گرداند و ورودی‌ها را از آن می‌گیرد. سیستم باز برای دستیابی به اهداف خود، باید با محیط (که در داخل مرزهای سیستم قرار ندارد) ارتباط برقرار کند.

 

سایر طبقه‌بندی

•  زیرسیستم و ابرسیستم: هر سیستم بخشی از یک سیستم بزرگ تر است. زمانی که تمرکز هدف بر تولید، توزیع منابع، سود و درآمد باشد، بنگاه تجاری به عنوان سیستم یا سیستم کل در نظر گرفته می‌شود. کل سیستم شامل تمام اشیا، ویژگی‌ها و روابط لازم برای دستیابی به یک هدف با توجه به تعدادی محدودیت است. سیستم‌های فرعی یا زیرسیستم، سیستم‌های کوچکتر در یک سیستم هستند. ابرسیستم به معنای سیستم بسیار بزرگ و پیچیده است.
• سیستم دائمی و موقت: سیستمدائمی سیستمی است که برای یک بازه زمانی طولانی نسبت به عملکرد انسان پایدار است. سیستم موقت سیستمی است که بازه زمانی کوتاهی دارد.
• سیستم طبیعی و انسان ساخت: سیستمی که توسط انسان ساخته می‌شود را سیستم انسان ساخت می‌گویند. سیستم‌هایی که در محیط ساخته شده توسط طبیعت قرار دارند، سیستم طبیعی نامیده می‌شوند که به آن سیستم‌های خدا ساخت می‌گویم.
• قطعی و احتمالی: سیستم قطعی سیستمی است که در آن وقوع همه رویدادها کاملاً قابل پیش بینی باشد. اگر شرح وضعیت سیستم را در یک زمان خاص بدست آوریم، وضعیت بعدی را می‌توان به راحتی پیش بینی کرد. سیستم احتمالی سیستمی است که در آن نمی توان وقوع رویدادها را به طور کامل پیش بینی کرد.

 

رویکرد سیستمی

رویکرد سیستمی بر مدیریت به عنوان یک سیستم یا به عنوان «یک کل سازماندهی شده» متشکل از سیستم‌های فرعی که در یک وحدت یا کلیت منظم ادغام شده اند، برتر است. رویکرد سیستمی مبتنی بر این تعمیم است که همه چیز به هم مرتبط و وابسته است.

 

ویژگی‌های رویکرد سیستمی

۱-  یک سیستم از عناصر متقابل تشکیل شده است. مجموعه ای از اجزای مرتبط و وابسته به هم است که به گونه ای مرتب شده اند که یک کل واحد را ایجاد می‌کند.

‌۲- خرده سیستم‌های مختلف باید در روابط متقابلشان به جای جدا از یکدیگر مورد مطالعه قرار گیرند.

۳-  یک سیستم سازمانی دارای مرزی است که تعیین می‌کند کدام قسمت‌ها داخلی و کدام قسمت‌های خارجی هستند.

۴-  یک سیستم در خلاء وجود ندارد. اطلاعات، مواد و انرژی را از سیستم‌های دیگر به عنوان ورودی دریافت می‌کند. این ورودی‌ها تحت یک فرآیند تبدیل در یک سیستم قرار می‌گیرند و سیستم را به عنوان خروجی به سیستم‌های دیگر واگذار می‌کنند.

۵- یک سازمان یک سیستم پویا است زیرا به محیط خود پاسخ می‌دهد. در برابر تغییر در محیط خود آسیب پذیر است.